Projektplanung

Planung – Die 5 größten Fehler in IT-Projekten und wie Entscheider sie vermeiden können

Projektplanung ist in der IT das A und O

 

Sie haben ein IT-Projekt in Auftrag gegeben und es läuft am Anfang eigentlich ganz gut… der Entwickler zeigt erste Ergebnisse vor, Sie besprechen gemeinsam Vorschläge, sprechen die gleiche Sprache … aber irgendwann läuft doch nicht alles wie anfangs gedacht. Änderungen an der Zeitplanung, Features die doch anders umgesetzt werden sollen, man stapft von einem Fehler / Fettnäpfchen ins andere… kennen Sie das?

Falls bei Ihnen ein paar unschöne Erinnerungen hochgekommen sind will ich erklären wie Sie dies in Zukunft verhindern oder zumindest stark eingrenzen können und was Sie in der Vergangenheit vielleicht falsch gemacht haben.

 

Vorab-Planung

Der ganz normale Agenturalltag – der Kaffee ist fertig, das Mailprogramm wird geöffnet und schon hat man eine Projektanfrage auf dem Tisch die gerne mal so oder so ähnlich ausschaut:

„Guten Tag, ich hätte gerne ein Community Portal!

Die Nutzer sollen sich untereinander Nachrichten versenden können, Accounts erstellen, sich einloggen, Profile haben und sowas Timeline ähnliches … schaut mal auf Twitter, so in etwa will ich das haben. Was kostet das?“

Meist ist dem Kunden eine Antwort ala „Kommt auf die Details an, irgendetwas zwischen 5000,00€ und 5 Millionen €, wobei halt nach oben hin gibt es eigentlich keine Grenzen“ nicht besonders symphatisch. Aber wie soll man darauf reagieren? Natürlich erstmal versuchen dem Kunden klar zu machen, dass es auf die Details ankommt. Allein zu den 4 Features die genannt wurden lässt sich ohne weiteres ein 100-seitiges Pflichtenheft anfertigen mit mehr Rückfragen als Berlin StartUps hat. Wo sollen die Daten liegen, wie soll die Passwort vergessen Funktion genau aussehen, welche Funktionen soll das Profilbild haben, welche Texte und Informationen gehören zum Profil, nach welchem Algorithmus werden die Informationen in der Timeline angezeigt wären die mehr als offensichtliche, so könnte man aber noch stundenlang weitermachen.

Nun gibt es oft Freelancer oder manchmal auch Agenturen die dann trotzdem tatsächlich einfach ein Preisangebot abgeben ohne überhaupt wirklich zu wissen was Sache ist … das ist dem Kunden natürlich sympathisch. Wenig Arbeit – die wissen schon was Sie tun und er hat ja eigentlich gesagt was er am Ende haben möchte. Das dies nicht funktionieren kann und wird konnte man wahrscheinlich bis zu diesem Punkt bereits rauslesen. Um nicht zu sehr auf die Preiskalkulation einzugehen die bereits im ersten Kapitel thematisiert wurde möchte ich an dieser Stelle lieber thematisieren was man vorab ausarbeiten muss um überhaupt über Aufwände, Kosten und Zeitplanung sprechen zu können.

 

Lastenheft

Auch wenn es niemandem Spaß macht und so ziemlich jede andere Aufgabe spannender ist, bleibt es doch in der Regel unerlässlich. Ein Lastenheft ist ein in der Regel vom Kunden angefertigtes Dokument in dem er mit seinen Worten und aus seiner Sicht beschreibt was das Projekt können soll. Im Endeffekt ist das Lastenheft ein riesen großes Wunschkonzert des Project-Owners in welchem er seine Vorstellungen vom Projekt schildert. Das ist doch was schönes!

Auch wenn man auf dem kurzen Dienstag telefonisch, per Skype oder ähnlichem natürlich gemütlich Absprachen treffen kann geht auf diesem Weg oft etwas verloren da entweder die Notizen nicht hinreichend sind oder der Project-Owner beim erklären einfach Zusammenhänge vergisst oder außen vorlässt – was bei etwas aufwändigeren Projekten was unausweichlich ist. Darum ist eine schriftliche Basis was denn nun genau gemacht werden muss selbst bei kleineren Projekten (da ist es ja auch deutlich weniger Aufwand) zwingend notwendig.

IT Projekte scheitern

Pflichtenheft

Nach der Erstellung des Lastenhefts generiert der Dienstleister ein sogenanntes Pflichtenheft. Dies hat insbesondere den Zweck die Machbarkeit der im Lastenheft genannten Features zu überprüfen. Ein guter Dienstleister wird hier einen unglaublichen Mehrwert für den Kunden schaffen in dem er sich bei jedem Feature überlegt wie er es umsetzen würde, welche anderen Funktionen noch dranhängen und was man eventuell anders macht. Oft lässt sich durch simple Änderungen eines Features der Aufwand und somit Zeitplan und Budget deutlich schrumpfen – was je nach aktueller Situation und Zielgebung des Project-Owners einen positiven Einfluss auf den Projektverlauf hat.

Anschließend können gemeinsam mit dem Project-Owner Rückfragen geklärt, Änderungen und Anpassungen von Features durchdiskutiert sowie auch einzelne Parts die zeitaufwändig aber für den Launch erst einmal gar nicht so wichtig sind nach hinten verschoben werden.

Dadurch hat der Auftragnehmer und Dienstleister eine klare Vorstellung was der Auftraggeber überhaupt haben möchte und zu welchen Rahmenbedingungen dies umsetzbar ist während der Auftraggeber ein deutlich klareres Bild hat was mit welchen Mitteln am Ende tatsächlich umsetzbar ist.

Ohne diese zwei Phasen ist jegliche Planung reine Kaffeesatzleserei und kann mal gut gehen – tut Sie aber meistens nicht.

 

IT-Projekte Statistik Fehlschläge

Projektmanagement

Es gibt verschiedene Ansätze um ein Projekt zu managen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf Ihre Kosten kommen. Eines das sich in den letzten Jahren besonders bewährt hat ist zum Beispiel Scrum. Sollte Interesse an mehr Informationen zu Scrum bestehen ist hier ein kurzer Artikel darüber zu lesen.

Ohne hier zu sehr darauf einzugehen ist insbesondere regelmäßige Kommunikation zwischen den Beteiligten wichtig um sicherzustellen, dass jeder richtig verstanden hat was rauskommen soll und alles in die richtige Richtung geht. Denn selbst wenn es irgendwo aufgeschrieben und sich auch mal darüber unterhalten wurde kann es vor allem bei größeren Projekten sehr schnell passieren, dass einer der Beteiligten dies vergisst oder anders interpretiert.

Umso früher man dieses Missverständnis aus der Welt schafft umso eher kann das Projekt erfolgreich werden. Empfehlenswert sind in der Regel regelmäßige Meetings in Zyklen von 1 bis 2 Wochen je nach Projekttyp.

 

 

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