IT Projektmanagement

Preiskalkulation – Die 5 größten Fehler in IT-Projekten und wie Entscheider sie vermeiden können

Fatale Preiskalkulation am Beispiel eines Kundenportals.

Kennen Sie das auch: Sie werden für ein neues Projekt beauftragt und noch bevor Sie die Hälfte des Projekts geschafft haben, ist das Budget aufgebraucht.

Doch die Verträge sind alle fix. Ab diesem Moment müssen Sie kostenlos arbeiten. Da fragt man sich, was man falsch gemacht hat.

 

Falsche Preiskalkulation

Die Preiskalkulation ist in der IT-Branche eine der komplexesten und nervenaufreibendsten Angelegenheiten. Dies liegt in der Natur der Sache, da viele Aspekte eines solchen Projekts nicht von vornherein abgeschätzt werden können und erst bei der tatsächlichen Durchführung auffallen.

Natürlich ist es einem erfahrenen Projektmanager möglich, einige Hindernisse aus Erfahrung heraus vorherzusehen und die richtigen Rückfragen schon präventiv zu stellen, jedoch ist es unmöglich ein großes Projekt, das über Monate läuft, vorab in seiner Gesamtheit zu erfassen.

Insbesondere erschweren folgende Aspekte die konkrete Preiskalkulation:

  • Selbst, wenn man am Anfang alles bis ins kleinste Detail besprochen und definiert hat, wünscht der Kunde im Laufe des Projekts immer noch Änderungen. Auch kleine Änderungen können große Auswirkungen auf die komplette Projektplanung haben, wenn mehrere Komponenten der bereits geschriebenen Software davon betroffen sind.
  • Oft ist man auf Drittanbieter angewiesen (APIs, Frameworks, Server-Architektur o.ä.), die durch Fehler, schlechte Dokumentation, unerwartete Updates und anderen Einflussnahmen den Projektplan torpedieren können.
  • Es wird nicht genug Budget und Zeit für die Planung, Beratung und Analyse eingeplant, was dann in der Entwicklung zum Bedarf nach Refactoring und Umplanung führt.
  • Die Details werden nicht genug erörtert. Oft beschreiben Kunden ein Projekt mit 5 Sätzen und denken, dass damit alles klar definiert ist – Jedoch kann man allein zu diesen 5 Sätzen dann meist ohne weiteres das Zehnfache an Rückfragen stellen und ein mehrseitiges Pflichtenheft konzipieren.

Planung

Projektleiter / Kunden wollen meist vorab wissen, wie viel das Projekt kosten wird.

Durch die oben genannten Faktoren ist es für ein Unternehmen aber unmöglich, eine genaue Schätzung des Aufwands zu erstellen. Das führt wiederum dazu, dass bei einem Festpreis die Details genauer definiert werden müssen, um alles abwägen zu können und ein Puffer von 30-40% auf die eigentliche Schätzung aufgeschlagen werden muss.

Da Kunden sich oft Schätzungen von mehreren Unternehmen einholen und ein Pflichtenheft mit viel Arbeit verbunden ist, wird ein gutes Unternehmen dies nicht kostenlos anfertigen und kann infolgedessen auch keinen Fixpreis ohne enormen Puffer nennen.

Man stelle sich vor es melden sich 2 Unternehmen auf ein Projekt.

Es soll eine Kundenplattform erstellt werden, die es den Anwendern ermöglicht, auf Daten des Unternehmens zuzugreifen, Ihre Stammdaten zu konfigurieren und Termine zu vereinbaren.

Eines arbeitet seriös und möchte für ein Pflichtenheft bezahlt werden, Budget in die Planung und Analyse stecken sowie einen guten Puffer für einen Fixpreis einkalkulieren.

Auftragsvergabe

Das andere Unternehmen sagt sofort, dass es das Projekt problemlos umsetzen kann und gibt an, dass alle Anforderungen verstanden wurden. Beide schätzen intern 10.000€ Aufwand, wobei Unternehmen A dann ein Angebot über 14.000€ macht und Unternehmen B über 10.000€, ohne sich weiter Gedanken darüber zu machen.

Wer kriegt dann wohl den Zuschlag?

Meist Unternehmen B. Damit ist die Katastrophe bereits vorprogrammiert, da Unternehmen B meist aus einem der folgenden Gründe so vorgeht:

  • Mangelnde Erfahrung, was sich in einem schlecht konzipierte, kaum wart- und erweiterbaren Projekt widerspiegelt – falls es überhaupt abgeschlossen wird.
  • Fehlende Kunden und entsprechender Druck, einen Auftrag an Land zu ziehen, was keine gute Grundlage für eine Geschäftsbeziehung ist.
  • Es wird von Anfang an eingeplant, dem Kunden später mit Change-Requests und Entwicklungsstopps mehr Geld aus der Tasche zu ziehen, wie es in der Baubranche auch nicht ganz unüblich ist.

 

Angebotskalkulation IT-Projekte

Denn selbst wenn ein Unternehmen den Fixpreis über 10.000€ zusagt, besteht keinesfalls die Sicherheit, dass das Projekt für das Geld abgeschlossen wird.

Meist leisten Sie eine Anzahlung und Meilensteinzahlungen. Nun stellen Sie sich vor: Sie haben bereits 7000€ bezahlt und es stellt sich heraus, dass das Projekt vielleicht gerade mal zu 50% fertig ist und der Entwickler bestimmt 40% gratis arbeiten müsste, um das Projekt fertigzustellen.

Problembehandlung

Der Entwickler will und wird höchstwahrscheinlich entweder versuchen zu verhandeln oder sich einfach anderen Projekten zuwenden, da auch er Rechnungen zahlen muss.

Gleichzeitig können Sie nicht einfach einem anderen das Projekt geben, da dieser sich

  • einarbeiten muss
  • die komplette Analysephase nochmal durchgehen muss
  • den Code des Vorgängers verstehen und eventuell überarbeiten muss

Dadurch würden die Kosten für das Projekt exponentiell steigen.

Auch vor Gericht wird man in der Realität wenig erreichen können.

Der Entwickler hat meist mehrere Argumentationswege, um sich aus der Vereinbarung rauszuziehen (der Kunde hat durch Umplanungen, falsche Angaben, fehlerhafte Definitionen etc. die initiale Planung unmöglich gemacht oder nicht genug mitgewirkt) und das Projekt würde mit Gutachtern, Anwaltskosten sowie dem Risiko einer gerichtlichen Niederlage noch mehrere Tausend € zusätzlich kosten.

Selbst wenn man gewinnen sollte, würde sich der Prozess über Jahre hinziehen und für den Entwickler voraussichtlich beträchtliche Konsequenzen haben. Dem Projekt ist damit sicher nicht geholfen….

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